Kalite yönetim sisteminin dokümantasyonu

ISO 9001:2015 dokümantasyonda esneklik getirdi ancak dokümantasyonu ortadan kaldırmadı: standart artık dokümante edilmiş bilgi terimini kullanır ve bunu iki grupta ele alır — sürdürülmesi gereken bilgi (prosedür, talimat gibi yönlendirici belgeler) ve muhafaza edilmesi gereken bilgi (kayıtlar, kanıtlar).

Geleneksel dokümantasyon hiyerarşisi dört kademelidir: kalite el kitabı, prosedürler, talimatlar ve formlar/kayıtlar. Kalite el kitabı artık zorunlu değildir ama pek çok kuruluş sistemi anlatan bir üst belge tutmayı sürdürür.

Dokümanların kontrolü şunları kapsar: onay, gözden geçirme ve güncelleme, değişikliklerin belirlenmesi, güncel sürümün kullanım noktasında bulunabilirliği, okunabilirlik ve güncelliğini yitirmiş belgelerin istenmeyen kullanımının önlenmesi.

Kayıtların kontrolünde saklama süresi, erişim yetkisi, korunma ve imha kuralları belirlenir. Dijital ortamda yedekleme ve erişim yetkilendirmesi bu şartın karşılığıdır.

Pratik ilke şudur: doküman, işi yapan kişinin ihtiyaç duyduğu kadar olmalıdır. Fazla doküman güncellenmez, güncellenmeyen doküman yanıltır. Süreç akış şemaları ve görsel talimatlar, uzun metinlerden daha etkilidir.